これで安心!! 異動や転勤の送別会の案内メールの書き方

3月の人事異動の発表。

お世話になった上司や同僚の異動に
送別会の幹事を任される方もいるでしょう。

そんなときに、迷ってしまうのが送別会の案内メールです。

普段からその基本をわかっているつもりでいても、
いざとなるとよい内容が考え付かないのがビジネスメールというもの。

そこで今回は、送別会の案内状の書き方をご紹介しようと思います。

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ビジネスメールの基本から

仕事をしていると、ビジネスメールを書くことは多いと思いますが、
メールの基本をおさえておくことが大切です。

まずはここでビジネスメールの基本をチェックしておきましょう。

1)件名は用件が分かるように簡潔に書きましょう

2)宛名の書き方や配置は要チェック

3)本文には、敬語や丁寧語を正しく書きましょう

このメールの基本はビジネスメールの基本なので覚えておきましょう。

送別会の案内メールの基本

それでは、実際に送別会の案内メールを
書く際のポイントも抑えておきましょう。

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1)案内の内容を簡潔にわかりやすくまとめるようにしましょう。
  特に、日時や場所などの情報ははっきろとわかりやすく書きましょう。

2)読みやすさのポイントは箇条書きなどを用いることです。

3)より詳細な情報が分かるように会場となるお店のURLや地図などを添付する

4)相手のスケジュールや準備期間などを考慮して、
  2週間前には相手に届くようにおくります。

このほかに礼儀正しい文章で、感謝を気持ちを込めることが大切です。

送別会の案内メール文例

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それでは、実際に使える案内メールの文例をご紹介しましょう。

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(件名)○○さんの送別会のご案内

 各位

 このたび、○○部の○○さんが○月○日付で○○支店の○○課へ
 異動されることとなりました。

 つきまして、これまではお世話になった○○さんへの感謝の意を表すとともに
 新天地でのご活躍とご健勝を祈る気持ちを込めて、
 下記のとおり送別会を開きたいと思います。

 ご多忙の中とは存じますが、是非みなさまのご参加をお願いいたします。

 日時:○月○日 ○時~

 場所:○○

    URL

 会費:男性○○円 女性○○円(当日ご持参ください)

 出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせください。
 

 【出欠確認欄】

  出席・欠席 (○印をつけてください)

  お名前:

 幹事 ○○部 ○○(内線○○)
 Email:

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

このように簡潔に用件をまとめて案内メールを書くようにしましょう。

いかがでしたか?

ビジネスメールの基本と案内メールの基本を踏まえて、
文例をもとにしっかりと用件が伝わる案内メールを書いてみてください。